Rechnungen ab dem 1. Januar 2026 in elektronischer Form?
Es ist kein Geheimnis, dass Deutschland bei der Digitalisierung in vielen Bereichen im internationalen Vergleich hinterherhinkt. Hierzu gehört auch das Steuerrecht. Nun soll aber ab 2026 für im Inland steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmern (B2B) eine Pflicht zur elektronischen Abrechnung in das Umsatzsteuergesetz aufgenommen werden.
1. Hintergrund: EU-Pläne
Seit der Veröffentlichung des sog. VIDA-Package (VAT in the Digital Age) durch die EU-Kommission im Dezember 2022 ist erkennbar, dass auch bei der Umsatzsteuer in Sachen Digitalisierung mehr Druck aufs Gaspedal kommt.
Einerseits soll die Erhebung der Umsatzsteuer im Interesse aller Beteiligten effizienter gestaltet, andererseits soll dem vermeintlichen Steuerbetrug verstärkt Einhalt geboten wer-den. Das geplante Maßnahmenpaket umfasst u.a. eine Verpflichtung für Unternehmen, Rechnungen über grenzüberschreitende Umsätze nur noch elektronisch auszustellen. Dies ist Grundlage für das sog. Real-Time-Reporting, also die zeitnahe Meldung grenzüberschreitender Umsätze an Datenbanken der Finanzbehörden zur verbesserten Betrugsbekämpfung.
2. Elektronische Rechnungen in Deutschland vielleicht schon früher
Im Anfang Juli 2023 veröffentlichten Referentenentwurfs des „Wachstumschancengesetzes“ findet sich folgende vorgesehene Neuregelung des § 14 Umsatzsteuergesetzes:
Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer … ist innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung … als elektronische Rechnung … auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland … ansässig sind.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, über-mittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1) entsprechen.
Die geplante „Insellösung“ für Deutschland wäre verpflichtend ab 1. Januar 2026 anzuwenden, wobei hinsichtlich des elektronischen Formats EDI-Rechnungen noch bis Ende 2027 zulässig wären.
Voraussichtlich ab 2028 sind dann die Vorgaben der CEN-Norm 16931 zu beachten, die auch den EU-Plänen im Rahmen des VIDA-Package zugrunde liegen. Hierbei handelt es sich um den „European Standard on E-Invoicing“, welcher die Verwendung eines strukturierten XML-Datenformats mit automatisierter Rechnungsverarbeitung vorsieht.
Die für Deutschland ab 2026 geplante Regelung beträfe nur Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Abrechnungen mit im Ausland ansässigen Geschäftspartnern (selbst wenn diese im Inland umsatzsteuerlich registriert sind) wären ebenso ausgenommen wie alle B2C-Umsätze. Ferner soll die Pflicht zur Erstellung einer elektronischen Rechnung nicht für steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug gelten, also z. B. Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksgeschäfte, sowie Leistungen im Bereich Gesundheits-, Bildungs- und Wohlfahrtswesen. In all diesen Ausnahmefällen könnte also wie bisher mittels Papierrechnung oder einfacher Email / PDF-Rechnung abgerechnet werden, wie es heute übliche Praxis ist.
3. Ausblick und Handlungsbedarf
Der vorliegende Referentenentwurf ist bereits ein Kompromissangebot des Gesetzgebers und berücksichtigt Eingaben der Verbände zu einer früheren Entwurfsfassung im Hinblick auf den Anwendungsbereich und die zeitliche Umsetzung der obligatorischen elektronischen Rechnung. Es darf davon ausgegangen wer-den, dass es weitere „Aufweichungen“ nicht mehr geben wird und das Gesetz noch in diesem Jahr verabschiedet wird.
Unternehmen müssen sich also allmählich auf das neue Zeitalter vorbereiten. Unternehmen, die derzeit EDI-Abrechnung anwenden, haben mit der Umsetzung der geplanten Neuregelung noch bis Ende 2027 Zeit. Alle anderen Unternehmen müssen die verbleibenden 2 /1/2 Jahre nutzen, um ab dem 1. Januar 2026 in der Lage zu sein, elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen zu können. Hierfür bedarf es entsprechender Anpassungen der IT-Systeme, die erfahrungsgemäß immer mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant.
Wir beraten Sie gerne zu diesem und weiteren umsatzsteuerlichen Themen und stehen für Fragen gerne zur Verfügung.
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Norderstedt, Juli 2023
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung und soll nur allgemein über steuerliche Themen informieren. Wir übernehmen daher keine Gewähr und somit keine Haftung für die Vollständigkeit und Aktualität sowie Richtigkeit der Inhalte.
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